Szuflandia naprawdę istnieje. Służy do przechowywania ważnych dokumentów


Piwnica, bunkier, podręczny magazyn, pokoje w biurze zaadaptowane na archiwum lub magazyn wysokiego składowania. A w nim może znajdować się ponad 200 tysięcy kartonów z dokumentami liczonymi w kilometrach bieżących, a każdy można znaleźć i wyciągnąć w parę kilka minut – to różne modele przechowywania firmowej dokumentacji. Każda firma musi to robić póki co w wersji papierowej przez czas wynikający z przypisanej kategorii archiwalnej (typu A) lub niearchiwalnej (typu B). Niektóre z tych dokumentów można zniszczyć dopiero po 50 latach przechowywania.

W przechowywaniu nie chodzi tylko o samo składowanie, ale również o archiwizację i wynikające z tego uporządkowanie zasobów – aby nawet po kilkunastu latach można było bez trudu odnaleźć potrzebny dokument. Może się bowiem zgłosić po niego były pracownik lub być potrzebny danej firmie do podjęcia strategicznych negocjacji z klientem. Do dziś często zdarza się, że przyszli lub obecni emeryci chcą w ZUS-ie udokumentować wysokość swoich zarobków, aby Zakład przeliczył im emeryturę na korzystniejszą.

W kwestiach biznesowych firma potrzebuje szybkiego dostępu do informacji, by być konkurencyjną na rynku. Niewątpliwe archiwum dokumentów prowadzone przez wyspecjalizowaną jednostkę pozwala spełnić powyższe cele.

Dokumentacja księgowa np. dowody księgowe, księgi podatkowe, sprawozdania finansowe, dokumenty inwentaryzacyjne, rejestry, ewidencje etc., firmy muszą przechowywać przez okres pięciu lat od zakończenia roku obrachunkowego. Np. faktury z bieżącego roku będzie można zniszczyć dopiero na początku 2023 roku.

Nawet 50 lat

Bardziej skomplikowana jest sytuacja z dokumentacją kadrowo-płacową. Część dokumentacji pracowniczej, jak np. wnioski urlopowe pracodawca powinien przechowywać przez okres 5 lat. Przez 10 lat dokumenty związane z wypadkiem przy pracy, a przez 25, jeśli doprowadził on do ciężkich obrażeń ciała np. inwalidztwa lub śmierci.

Bogusław Salwach - Impel Business SolutionsNajdłuższy – 50-letni – okres przechowywania dotyczy dokumentacji dotyczącej m.in. okresów zatrudnienia i wynagrodzenia za pracę, na podstawie których ZUS oblicza wysokość świadczeń emerytalnych. Tak samo długo musimy zadbać o akta osobowe. Prowadzimy archiwizację zgodnie z ogólnymi zasadami obowiązujących norm prawnych i indywidualnymi wymaganiami klienta. Jeśli korzysta z naszych usług księgowych i/lub kadrowych, to nasza komórka przekazuje uporządkowane po realizacji procesu dokumenty do archiwizacji. Często jednak także klienci mają swoje działy rachunkowe oraz kadrowe i to one oddają nam dokumenty do archiwizacji – opowiada Bogusław Salwach, dyrektor CUP ds. Zarządzania Dokumentacją.

Faktura na wyciągnięcie ręki

Klient określa, do jakiego poziomu szczegółowości ma zostać uporządkowana dokumentacja w archiwum tj. do poziomu pudła archiwizacyjnego, segregatora, teczki, dokumentu. Czasem zdarza się, że po prostu przekazuje karton z dokumentami – jest on zaplombowany – i tylko on wie, jakie dokumenty się w nim znajdują, zapewniając tym samym wyższy poziom bezpieczeństwa danych. Wtedy Impel Business Solutions Sp. z .o.o. na żądanie może po prostu wypożyczyć karton z magazynu i przekazać uprawnionemu do wypożyczeni dokumentów przedsiębiorcy.

Każdy dokument możemy oznaczyć kodem kreskowym, który – po sczytaniu – zostaje przypisany w spisie do danego pudła archiwizacyjnego, które z kolei posiada ściśle określoną lokalizację w archiwum tj. rząd, regał, półkę, miejsce. Wyszukując w systemie archiwizacyjnym poszczególny dokument otrzymujemy szybką informację, gdzie go odnaleźć fizycznie na magazynie – opowiada Bogusław Salwach.

I to właśnie jest najbardziej atrakcyjne w zleceniu gromadzenia dokumentów profesjonalistom. O ile wiele firm dysponuje własną przestrzenią do przechowywania, to już gorzej jest z ich archiwizacją. Czasem znalezienie teczki byłego pracownika zajmuje nawet kilka godzin, co niewątpliwie wpływa niekorzystnie na koszty przedsiębiorstwa. Można oczywiście archiwizować przy pomocy odpowiedniego oprogramowania, jednak zakup we własnym zakresie tego typu systemu to wydatek rzędu minimum 150 tys. zł.

Na koszt przechowywania wpływ ma wiele czynników. Nie brakuje firm, które dokumentację przechowują w wynajmowanej powierzchni biurowej, za którą płacą kilkadziesiąt złotych za metr kwadratowy. Nie jest to ekonomicznie uzasadnione, ani związane z core’ową działalnością biznesową, ale są jeszcze managerowie, którzy lubią mieć świadomość, że dokumenty są tuż za ścianą, „pod ręką”. Nawet jeśli paradoksalnie nie można wśród nich szybko znaleźć akurat tego potrzebnego na daną chwilę. Problem z wyszukaniem dokumentów – a co za tym idzie koszty – oczywiście intensyfikuje się wprost proporcjonalnie do ilości posiadanego zasobu dokumentów.

Usługa dla każdego

Ponadto istnieje również możliwość zdigitalizowania dokumentów i udostępnienia klientowi repozytorium danych, w którym będzie miał możliwość „na klik” uzyskać podgląd dowolnie wyszukanego – przez odpowiednie atrybuty – dokumentu.

Profesjonalna archiwizacja adresowana jest dla firm z sektora MŚP i większych. Zdarza się jednak, że nawet osoby prywatne zlecają tego typu usługę. Bogusław Salwach podaje przykład lekarza, który prowadził prywatną praktykę przez wiele lat. Idąc na emeryturę, przekazał dokumentację pacjentów do przechowywania.

W razie gdyby były pacjent chciał historię choroby, lekarz przekazuje kontakt do firmy Impel Business Solutions a firma mu ją wypożycza. Takie dokumenty zawierają wrażliwe dane i sposób ich przechowywania jest bardzo istotny. Lekarz nie mógłby sobie pozwolić na przechowywanie tej dokumentacji w warunkach zapewniających np. odpowiednią wilgotność i temperaturę, która w firmie jest monitorowana na bieżąco.

Dokumenty pod ochroną

– Kluczowe w naszej usłudze jest to, że to my bierzemy odpowiedzialność za przekazane nam dokumenty – podkreśla Bogusław Salwach.

Trzeba mieć na uwadze, że dokumentów nie można przechowywać w dowolnym miejscu. Muszą być zabezpieczone przed kradzieżą czy zniszczeniem oraz przed dostępem osób, które nie są uprawnione do przetwarzania tych danych. I wcale nie chodzi o kataklizm na skalę powodzi z 1997 roku. Jeśli firma trzyma własne dokumenty w piwnicy, wystarczy awaria wodociągowa w okolicy, aby została ona zalana.

Impel Business Solutions dokumenty swoich klientów przechowuje w chronionym i monitorowanym archiwum. Nie jest to zakurzone, zawilgocone często zagrzybione miejsce „zaadoptowane” na archiwum zakładowe, jakie możemy sobie wyobrazić na podstawie scen z filmów lub posiadanego doświadczenia zawodowego, będąc niejednokrotnie świadkiem warunków, w jakich przechowywane są dokumenty w firmach.

Rozwiązanie, jakie oferuje swoim klientom Impel Business Solutions, to nowoczesny magazyn wysokiego składowania, zapewniający międzynarodowe standardy obsługi logistycznej.

Jak w Kingsajzie

– Idąc filmowymi skojarzeniami, to najbardziej przypomina on Szuflandię z filmu „Kingsajz” – żartuje Bogusław Salwach. – Mamy w niej 200 tys. kartonów i zaawansowany system do ich zarządzania. Wystarczy, że klient zażyczy sobie np. faktury z jakiegoś okresu, albo przyjdzie były pracownik po dokumentację swojego zatrudnienia i powie imię, nazwisko oraz PESEL, a my jesteśmy w stanie wyciągnąć potrzebne dokumenty.

Szybki sposób wyszukania dokumentów jest również ważny i nieodzowny ze względu na liczne kontrole, którym podlegają lub mogą podlegać firmy. Dokumentów może zażyczyć sobie urząd skarbowy, Państwowa Inspekcja Pracy czy ZUS. W większości przypadków tego typu instytucje żądają dokumentów w formie papierowej.

Usługa archiwizacji nie ma standardowej ceny.

Wszystko zależy od skali oraz tego, z jaką szczegółowością dokumenty mają zostać zarchiwizowane: czy klient po prostu przekazuje karton z sobie tylko znaną zawartością, czy też chce, aby firma dokonała spisu dokumentów do określonego poziomu tj. segregatora, teczki, dokumentu.

 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź