Centrum dowodzenia, czyli asystentka zarządu w pracy

praca asystentki zarządu

Zestaw e-maili otwartych jednocześnie na dwóch monitorach, kilkadziesiąt telefonów w ciągu dnia, a do tego tysiąc innych pilnych spraw… Przedstawiamy centrum dowodzenia? Nie, to codzienna praca asystentki zarządu.

Magdalena Kaczmarska-Obajtek pracuje na stanowisku asystentki zarządu i starszego specjalisty ds. wsparcia operacyjnego w Grupie Impel. – Jestem po studiach logistycznych. Moim marzeniem była praca w transporcie morskim. Oczami wyobraźni widziałam siebie w gdańskim porcie planującą rozkład przesyłek na kontenerowcu – opowiada. – Czasem żartuję, że teraz dokładnie to robię, przestawiając spotkania prezesa i trzymając non stop rękę na pulsie – dodaje.

Najlepsza szkoła „na żywym organizmie”

Magdalena Kaczmarska-Obajtek

Magdalena Kaczmarska-Obajtek

Do pracy asystentki Magda nie potrzebowała żadnego specjalnego szkolenia. – Trafiłam na praktykę do jednej ze spółek Grupy Impel, gdzie zajmowałam się niszczeniem dokumentów. Pewnego dnia nieoczekiwanie zwolniło się miejsce po poprzedniej asystentce i objęłam to stanowisko jako całkowity żółtodziób. Jestem przykładem, że praca asystentki to intensywne szkolenie z każdego obszaru w naturalnym środowisku i nie zastąpią tego nawet najlepsze warsztaty. Należy mieć do tej pracy predyspozycje, a dodatkowo – nabywając codziennie doświadczenia – tym lepiej można sobie radzić z bieżącą sytuacją, a to jest najważniejsze. Praca na tym stanowisku to przede wszystkim  niepowtarzalna szansa, by szybko poznać całą firmę. Z zamkniętymi oczami wiem, gdzie załatwić poszczególne sprawy, ponieważ poznałam organizację od podszewki – mówi Magda.

Zalety samodzielności

Obecnie, po prawie pięciu latach pracy, Magdalena zajmuje się obsługą zarówno wewnętrznych spraw, jak i klientów firmy, bierze udział w projektach, tworzy i wciela w życie własne procesy i procedury usprawniające codzienną pracę, a przede wszystkim planuje firmową codzienność swojego szefa.

– Realizacja bieżących zadań od prezesa to priorytet. Szef darzy mnie dużym zaufaniem i pozwala na samodzielność. Swoboda działania sprawia, że moja praca wygląda tak, jak ją sobie sama poukładam, co jednak wymaga dobrej organizacji i odpowiedzialności. Przydają się czujność i szybkie reagowanie. Ważna jest systematyczność i płynność pracy, a jednocześnie natychmiastowa realizacja bieżących obowiązków – opowiada Magda. – Do wszystkiego należy dołożyć życzliwość i duży uśmiech – sprawdzi się, a dodatkowo zadziała w obie strony – dodaje.

Z ręką na pulsie

„Przyjaciele” asystentki to zdecydowanie żółte karteczki. Zdarza się, że jest nimi obklejony niemal cały monitor, codziennie przechodzi przez nie ogrom zapisów na temat wydarzeń czy spraw do załatwienia. Jedno z ważniejszych wyzwań to „dynamiczny” kalendarz prezesa. – Szef ma zaplanowany grafik spotkań z 3-tygodniowym wyprzedzeniem – wyjaśnia Magda. – Gdy terminy się zmieniają, co jest normalne w tej pracy, a ja układam je od nowa w kalendarzu, czuję, jakbym przestawiała wspomniane kontenery na statku. Gdy wszystko jest pod kontrolą jak w centrum dowodzenia, trybiki na siebie zachodzą i pracują bezbłędnie.

Trzeba się starać cały czas być o krok przed szefem lub co najmniej na równi z nim. – Na bieżąco oceniam więc pilność poszczególnych spraw i przydzielam im właściwy priorytet. Czasem takie codzienne dowodzenie sprowadza się również do prostych, zwykłych czynności. Gdy kończy się jedno spotkanie, wiem, że prezesowi przed kolejnym przyda się kawa, Szef dostaje ją dokładnie, gdy otwiera drzwi, żeby zapytać, czy mogę ją zrobić – śmieje się Magda.

Dobra asystentka zarządu to skarb – menedżerowie w Grupie Impel wiedzą o tym doskonale. W poszczególnych spółkach nie brakuje przykładów osób, które pracują w tym zawodzie już bardzo długo, nawet od 15 lat. – Gdyby firma nie pozwalała się rozwijać, nie zajmowałyby stanowisk asystenckich tak długo – podkreśla nasza rozmówczyni. – Dla niektórych jednak taka praca może być dobra na około 2 lata – pozwala poznać całą organizację i poczuć się na tyle swobodnie, by z tak solidną podstawą przenieść się na inne stanowisko.

Przeczytaj także:

Rating: 5.0/5. From 1 vote.
Please wait...
 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź