Bałagan w biurze? Czas na 5S

Niemal nikomu w pracy nie przeszkadza porządek. Za to problemem może być jego utrzymanie. Jak szybko i skutecznie zwalczyć bałagan z lean management, radzi jedna z naszych kadrowych – Kinga Bambynek.

Nie możesz czegoś znaleźć, choć jeszcze wczoraj tu było? Gdzie są dokumenty, których szef potrzebuje natychmiast? Zaraz znajdziesz, jeszcze… moment?

Ile razy zdarza ci się taka sytuacja w ciągu dnia, tygodnia, miesiąca? Podsumowanie czasu marnotrawionego na tego typu poszukiwania z pewnością zaskoczyłoby każdego. Tymczasem wszystkie marnotrawstwa może całkowicie wyeliminować jedno z wielu narzędzi lean management – 5S.

Za skrótem 5S kryją się techniki i metody mające na celu ustanowienie i utrzymanie wysokiej jakości stanowisk pracy. Pozwalają zorganizować środowisko pracy w przejrzysty i efektywny sposób.

5 kolejnych kroków postępowania to:

1. S – Sortowanie (jap. Seiri)

Według tej zasady na stanowisku pracy powinny być tylko dokumenty, przedmioty i narzędzia rzeczywiście potrzebne. Wszystkie rzeczy zbędne w danym momencie powinny być wyrzucone lub zabrane ze stanowiska i oznaczone tzw. czerwoną etykietą oraz przechowywane w wyznaczonym do tego miejscu.

2. S – Systematyka (jap. Seiton)

Ten krok polega na takiej organizacji oraz oznaczeniu wszystkich elementów stanowiska pracy, aby mógł ich użyć i odłożyć na miejsce każdy pracownik. To przydaje się w trakcie zastępstw, nieobecności współpracownika, a także przy wdrażaniu do pracy nowo zatrudnionej osoby.

Już po wprowadzeniu tych dwóch kroków korzyści jest bardzo wiele. – Każde miejsce pracy wygląda podobnie, każdy pracownik utrzymuje swoje miejsce pracy w czystości i trzyma na biurku tylko te rzeczy, z których faktycznie korzysta cały czas. Niezbędne przedmioty i miejsca, w których mają być przechowywane, zostały ustalone wcześniej przez zespół Lean Agentów – mówi Kinga Bambynek.

3. S – Sprzątanie (jap. Seiso)

Porządkowanie stanowiska pracy rozumiane jest jako utrzymanie higieny i czystości, jak również  sprzątanie wizualne, które pozwoli natychmiast zorientować się w organizacji stanowiska i w ewentualnych brakach.

4. S – Standaryzacja (jap. Seiketsu)

Ten etap określa standardy dotyczące organizacji i oznaczenia dokumentów, przedmiotów pracy, materiałów i wszelkiego innego wyposażenia stanowisk pracy. Są one jasne, łatwe do zrozumienia, ogólnie znane i wspólne dla całego zespołu. Taka organizacja eliminuje poszukiwania i zapobiega niewłaściwej identyfikacji.

Przykład? – Zorganizowaliśmy w zespole dwie szafy – jedna szafa jest kadrowa, druga – płacowa. Wprowadziliśmy także pojemniki – tzw. kuwety na dokumenty. Każdy pracownik ma w odpowiedniej szafie dwa rzędy kuwet z nazwami firm, które obsługuje. W kuwetach po lewej stronie znajdują się dokumenty, które są do realizacji, z kolei po prawej te, które zostały już przetworzone, wprowadzone do systemu i czekają na wpięcie do akt osobowych lub do segregatorów. Zostały też ustandaryzowane segregatory w szafach. Każda firma ma jeden dany kolor segregatorów oraz taki sam format grzbietu – dzięki temu łatwiej jest nam coś znaleźć, to także przydatne podczas nieoczekiwanych absencji pracowników z zespołu – opowiada Kinga Bambynek.

5. S – Samodyscyplina (jap. Shitsuke)

Do pozytywnych zmian szybko się przyzwyczajamy. Nowa organizacja stanowiska pracy czy przestrzeni biura wymaga jednak wykształcenia nowych nawyków. Z tego względu konieczna jest samodyscyplina. Może być trudnym krokiem, ponieważ wiąże się ze zmianą sposobu działania i myślenia. Nie ma jednak wątpliwości, że warto.

5S jest podstawowym narzędziem Lean Management. Pozwala stworzyć, zorganizować i utrzymać stanowisko pracy. Dokładnie określone i stałe miejsca przechowywania dokumentów, sprzętów i innych przedmiotów pracy, ustalone kroki postępowania oraz wizualna kontrola wprowadzają ład, przejrzystość i porządek oraz oszczędzają czas, a przy tym nie wymagają dużych nakładów finansowych.

EKSPERT


Kinga Bambynek

Od czerwca 2017 roku pracuje jako specjalista ds. kadr. Pracę w Impelu zaczęła już podczas studiów. Początkowo było to dorywcze zajęcie obejmujące zakładanie akt pracowników, organizację dokumentów oraz archiwizację akt pracowniczych. Po studiach otrzymała propozycję stałej pracy.

Rating: 5.0/5. From 1 vote.
Please wait...
 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź