Księgowe rewolucje: druga zmiana w Impel Business Solutions

Z efektów wprowadzenia drugiej zmiany zadowoleni są klienci i pracownicy. Spółka Impel Business Solutions chętnie zatrudni kolejne osoby zainteresowane pracą w godz. 14 – 22.

Rok od wprowadzenia zmian w godzinach pracy księgowości Impel Business Solutions (IBS) podsumowuje doświadczenia. – Pewne procesy można prowadzić cały czas, bez względu na porę dnia. Nie muszą się kończyć, kiedy wszyscy specjaliści idą do domu. Mamy dużo jednorodnych i prostych czynności księgowych – mówi Aleksandra Pietruczuk, dyrektor Centrum Usług Procesowych w Księgowości IBS. Przykłady? – W sekcji Należności: wyciągi bankowe, rozliczanie korekt sprzedaży oraz łączenie rozrachunków prostych, w sekcji Zobowiązań: wstępne wprowadzanie dokumentów i monitowanie, w sekcji Rozliczeń Pracowniczych: wprowadzanie delegacji i prostych zaliczek do systemów, a w środkach trwałych: wstępne wprowadzanie dokumentów inwestycyjnych – wylicza Urszula Graboś, kierownik projektu drugiej zmiany, manager procesów transakcyjnych ds. należności w IBS.

W wykonywanie takich obowiązków bardzo szybko wdrożyło się wielu studentów zatrudnionych na wprowadzonej drugiej zmianie. Nad ich pracą w godz. 14 – 22 czuwa lider i wspomagający go koordynator oraz system weryfikacji. – Nie ma obaw, że ewentualny błąd zostanie niewykryty i klient otrzyma błędne rozliczenie, ponieważ wszystkie czynności, które wykonuje druga zmiana, nie są zakończone. Ostateczny akcept należy do pracownika merytorycznego z pierwszej zmiany – podkreśla Aleksandra Pietruczuk.

Więcej niż doświadczenie

Każda osoba zatrudniana na drugiej zmianie przechodzi rozmowę kwalifikacyjną. Wymagania? – Potrzebne są tylko chęci do nauki i obowiązkowość. Działamy na kilku systemach, w obrębie wielu spółek w różnych branżach i to jest znakomity potencjał do pracy w outsourcingu. Uczymy pracy na wszystkich obsługiwanych systemach, w tym SAP, którego znajomość jest atrakcyjnym punktem w życiorysie dla przyszłego pracodawcy. Oferujemy także szkolenia w zakresie metodologii lean. Jeden z head hunterów powiedział nam, że jak widzi w CV pracę w IBS, to nawet nie sprawdza kandydata – wie, jak wysokie ma kompetencje  – zapewniają nasze rozmówczynie.

Druga zmiana może też z bliska poznać specyfikę robotyzacji niektórych procesów, ponieważ spółka skutecznie rozwija technologię RPA, wprowadzając roboty na procesach takich jak wyciągi bankowe i rozrachunki, ulgi PFRON czy faktury leasingowe.

Z pracy na drugiej zmianie w IBS może wynikać jeszcze więcej niż samo nabycie wiedzy i doświadczenia. – Studenci są coraz lepiej wyszkoleni. Mogą również skorzystać z propozycji pracy na pierwszej zmianie – dla niektórych to tylko formalność. Po przejściu na pierwszą zmianę znakomicie się sprawdzają m.in. w sekcjach Należności, Zobowiązań, Rozliczeń Pracowniczych,  Klienta Zewnętrznego – mówi Urszula Graboś.

To się opłaciło

Korzyści z uruchomienia drugiej zmiany są nieocenione. Zmodyfikowana organizacja zoptymalizowała miejsca pracy. Zmieniły się grafiki – pierwsza zmiana rozpoczyna pracę o godz. 6 i pracuje do godz. 14. Pracownicy zwalniają miejsca dla tych, którzy przychodzą o godz. 14. Druga zmiana pracuje na tych samych miejscach pracy i komputerach, logując się własnymi loginami i hasłami. Praca planowana jest w oparciu o harmonogramy przygotowywane co miesiąc.

– Pracujemy w metodologii lean management. Druga zmiana ma własną tablicę zadań (hoshin kanri) i swoje codziennie odprawy (daily). Informujemy, jakie zadania liderzy sekcji przekazują do realizacji drugiej zmianie, a także umieszczana jest informacja zwrotna, w jakim stopniu te zadania zostały zrealizowane, wraz z uwagami o ewentualnych problemach w trakcie czynności. Na tej podstawie lider, jak i koordynatorzy ustalają harmonogram pracy w danym dniu, umieszczany później na tablicy hoshin i omawiany wspólnie z pracownikami – opowiada Urszula Graboś.

Klienci na rozwiązaniu wprowadzonym przez IBS zyskali na szybszej realizacji zadań. IBS może się też rozwijać w zupełnie nowym kierunku. – Nasze rozwiązanie chcemy propagować szeroko na rynku. Mając doświadczenie, jesteśmy w stanie poprowadzić dla klientów zewnętrznych warsztaty „Jak wdrożyć drugą zmianę w swojej firmie”. Pokazujemy na nich, jakie procesy nadają się do wprowadzania na drugiej zmianie, sukcesy i porażki dotyczące wdrożenia, jakie czynności należy wykonać, aby wdrożyć i utrzymać pracowników na drugiej zmianie, co pielęgnować w ludziach i czego nie robić, aby nie ponieść porażki – podsumowuje Aleksandra Pietruczuk. 

EKSPERT


Aleksandra Pietruczuk

Dyrektor Centrum Usług Procesowych do spraw procesów transakcyjnych w spółce Impel Business Solutions we Wrocławiu. Posiada bogatą karierę zawodową związaną z obszarem finansów, a doświadczenie zdobyła pełniąc kluczowe funkcje w wielu firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych. Obecnie swoje kompetencje rozwija wdrażając procesowość i nowe technologie w obszarze księgowości spółki IBS. Wierzy, że przyszłość w księgowości należy do nowej generacji księgowych tzw. techno-księgowych, którzy świetnie poruszają się w środowisku nowoczesnych technologii.


Urszula Graboś

Menadżer Procesów Transakcyjnych Księgowości ds. należności w Impel Business Solutions, gdzie jest liderem robotyzacji procesów usługi księgowej. Z powodzeniem wdrożyła rozwiązania automatyzacyjne, które usprawniły realizację usługi i pozytywnie wpłynęły na relacje z klientami oraz ich kontrahentami. Współpracując z Wyższą Szkołą Bankową prowadziła zajęcia ze studentami z obszaru bankowości. W ostatnim czasie poszerza swoje kompetencje w obszarze procesowości (Six Sigma, Lean Management).

Rating: 5.0/5. From 3 votes.
Please wait...
 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź