Dzień pracy – organizacja

2Zbliża się 17.00, a pracy nie ubywa. Nieuchronnie dzisiejsze zadania zostaną przeniesione na jutro. A jutrzejsze na kolejny dzień. Tak nie powinno być. Tego typu problemy pojawiają się wtedy, kiedy czas pracy jest źle zorganizowany. Niczego nie można skończyć, a dzień dłuży się niemiłosiernie. Zmarnowane minuty i godziny płyną przez palce. Jak temu przeciwdziałać?

W pracy spędzamy dziennie ok. 8-9 godzin. To całkiem sporo. W takim przedziale godzinowym można wykonać wiele zadań, jednak nie wszystkim się to udaje. Potem zostają „po godzinach” lub biorą pracę do domu, odpisują na maile w nocy i kolejnego dnia przychodzą do biura zmęczeni. Dobra organizacja czasu to klucz do sukcesu. Aby każdego dnia o godzinie 17.00 mieć poczucie dobrze spełnionego obowiązku, trzeba wiedzieć, jak właściwe zarządzać czasem, aby nie zmarnować ani minuty. Oto kilka podpowiedzi:

Planowanie, planowanie, planowanie
To bardzo istotny element wydajnej pracy. Dzięki planowaniu można dokładnie opracować sobie pomysł na pracę każdego dnia tygodnia. Planowanie jest ważne również dlatego, że sprawia, że wszystkie działania są ukierunkowane na osiągnięcie konkretnego celu, odciąża nasz umysł ze stresu, pozwala się lepiej koncentrować na wyznaczonych zadaniach, a także daje możliwość kontrolowania każdego kroku. Planowanie pomaga również przewidzieć, ile czasu potrzeba na wykonanie konkretnej czynność oraz zaopatrzyć się w zapas czasu, na wszelki wypadek. Podczas planowania każdemu zadaniu warto przypisać priorytet, i termin wykonania. W ten sposób sprawy najważniejsze zostaną załatwione w pierwszej kolejności.

Lista zadań
Lista zadań pomoże w ustaleniu hierarchii. Każdy dzień powinno zaczynać się od zadań najtrudniejszych, czyli takich, które wymagają najwięcej pracy, skupienia lub pomocy ze strony innych współpracowników. Każdy dzień powinien mieć swoją listę zadań. Po skończonej dniówce nie należy się takiej listy pozbywać. Warto ją zachować, a pod koniec tygodnia sprawdzić ile czasu kosztowała nas każda czynność i na tej podstawie wyciągnąć wnioski. Każde zakończone zadanie to świetny motywator do dalszej pracy.

Porządek to połowa sukcesu
W bałaganie pracuje się po prostu ciężko. Zabałaganione biurko, ślady kubka po kawie odciśnięte na blacie, nieład, rzeczy prywatne wymieszane ze służbowymi – wielu z nas doskonale to zna. Najbliższe otoczenie w pracy powinno być zorganizowane tak samo dobrze, jak czas. Warto korzystać z biurkowej szafki oraz z regałów (jeśli np. ważne dokumenty są przechowywane w segregatorach lub w pudełkach). Pogrupowanie, opisanie i umieszczenie w stosowanych przegródkach dokumentów i innych papierów z pewnością ułatwi pracę. Na biurku dobrze mieć zapas papieru do sporządzania notatek oraz przeźroczyste kuwetki z bieżącymi dokumentami. Organizer na biurko z przegródką na długopisy i inne niezbędne w pracy biurowej przedmioty, na telefon komórkowy i małe samoprzylepne karteczki pomoże zapanować na nieładem.

Komputer – Twój sprzymierzeniec
Warto prowadzić uporządkowaną pocztę elektroniczną. Etykiety dołączone do maili pozwolą na szybkie wyszukiwanie informacji. Komputer także powinien być ostoją porządku i spokoju. Pliki i katalogi powinny mieć swoje miejsce na dysku. Nie należy dostawiać np. ściągniętych z poczty e-mail dokumentów na pulpicie – po pewnym czasie, w ogóle nie będzie tego pulpitu widać. Na maile warto odpisywać od razu, nie zostawiając ich na bliżej nieokreślone „potem”.

„Cicha godzina”
Każdy dzień w pracy jest inny i przynosi nowe wyzwania. Czasem zdarzają się zupełnie niezaplanowane sytuacje, które mogą nas wybić z rytmu. Nie należy poddawać się emocjom. „Cicha godzina” to czas, kiedy pracujemy w najwyższym skupieniu. Warto każdego dnia wyznaczyć sobie także porę, kiedy można spokojnie wyłączyć telefon, kiedy nie obsługuje się gości lub interesantów, a także nie pomaga się kolegom. „Chicha godzina” umożliwia wykonanie trudnego zdania w pełnym skupieniu. Dobrze o niej pamiętać przy planowaniu każdego dnia pracy. Taki czas jest znacznie bardziej efektywny i można wykonać naprawdę wiele pracy, nie martwiąc się o oczekujące zadania.

Powyższe pomysły pomogą w unormowaniu rytmu roboczego dnia. Dobrze kilka z nich wcielić w życie. Zmiany będzie widać natychmiast. Czas lepiej wykorzystywany to mniej stresu i więcej satysfakcji.

No votes yet.
Please wait...
 
Komentarze

Głównie chodzi też o skupienie uwagi na pracy. Bo często się zdarza, że natłok powoduje, że odsuwamy pracę od siebie, kawa, papieros, fb, a minuty uciekają.

ja i organizacja to colakiem rozbierzne bieguny, pracuje w totalnym chaosie, do tej pory to mi sie sprawdzalo, ale teraz juz sie gubie i chyba pora na zmiany

Dobra organizacja zadań to klucz do sukcesu, niestety pracując w kilku firmach stwierdzam że jest to u nas pięta Achillesa.

Trudna sprawa z tą cichą godziną, kiedy pracuje się na open space, ale muszę spróbować

Niestety jeśli za dużo odłożymy na później to potrafi się tyle nazbierać ze nie da się później wywiązać ze wszystkiego. Czasem trzeba się zorganizować i poradzić z danym problemem.

dla mnie podstawą jest dobra organizacja- bez tego nie ma efektów. na szczęście nauczyłam się tego dość szybko, jeszcze na studiach i teraz po prostu modyfikuję plan pod obecne potrzeby. jak na razie działa super, tylko trzeba się trzymać tego co się zaplanowało 🙂

staram się nie robić bałaganu, a jeśli się zrobi to sprzątać w miarę szybko, wtedy mam czystą głowę i mogę działać. zawsze robię sobie też listę zadań na dany dzień a potem z przyjemnością odhaczam kolejne punkty.tak powinno być jeśli chodzi o sprawne działanie.

Zostaw odpowiedź