Jak skutecznie zarządzać czasem pracy?

Czy przeżywasz niepokój, gdy po przyjściu do pracy siadasz za biurkiem i po chwili orientujesz się, że właśnie minęło osiem godzin? Ten problem dotyka nie tylko Ciebie.

Musimy pamietać, że nie można zarządzać czasem – ten upływa bez względu na to, co robisz. Można za to zarządzać sobą.
Z tego artykułu dowiesz się, jak.

Dowiesz się też:

  • czym jest czas pracy i dlaczego ciągle go brakuje,
  • jak wykorzystać go w pełni, by osiągać swoje cele,
  • jak organizować pracę sobie i innym,
  • jak skutecznie zarządzać czasem pracy.

Zgodnie z Kodeksem pracy* „§ 1. Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy”. Jak sprawić, by wykorzystać ten czas w najbardziej efektywny sposób? Jak wykonać wszystkie obowiązki w ciągu jednego dnia, bez nadgodzin? Na te pytania odpowiada m.in. Laura Vanderkam, ekspertka od zarządzania.

Chcąc zwiększyć swoją produktywność, nie zwiększaj liczby zadań, których podejmujesz się w ciągu dnia. Skup się na poprawieniu efektywności swojej pracy w bieżących zadaniach.

Co sprawia, że tracisz czas?

  • Nieprzemyślane działania – wykonywanie czynności bez planów czy konsultacji z innymi członkami zespołu.
  • Brak wiedzy – jeśli nie przygotujesz się odpowiednio do wykonania zadania nie wykonasz swojego planu, bo większość czasu spędzisz doczytując i pytając o potrzebne informacje.
  • Brak asertywności – jeśli nie nauczysz się mówić „nie”, w Twoim harmonogramie będą pojawiać dodatkowe zadania, które nie tylko opóźnią termin wykonania pierwotnych zadań, a w końcu uniemożliwią ich realizację w zupełności.
  • Brak dyscypliny – prokastynacja, czyli odkładanie zaplanowanych czynności na później. Nie ma nic złego w odkładaniu swoich obowiązków na później na rzecz wykonania pilnego zadania, które nagle pojawiło się w agendzie. O ile to nagłe zadanie faktycznie związane jest z pracą, a nie jest np. pilnie potrzebną kawą ze znajomym, który właśnie wrócił z długiego urlopu.
  • Bałaganiarstwo – ile czasu dziennie tracisz na szukanie w gąszczu plików dokumentu, którego aktualnie potrzebujesz?

Z ankiety przeprowadzonej przez firmę Sedlak & Sedlak – wynika, że 63% ankietowanych uważa, że nie marnuje czasu w pracy. 13% potwierdza otwarcie, że w czasie pracy wykonuje czynności z nią nie związane. 14% na pytanie, czy marnują czas w pracy, odpowiedziało „raczej tak”.

Jak marnujemy czas?

  • 69% respondentów korzysta z internetu w celach prywatnych,
  • 48,7% korzysta z dodatkowych, ponadregulaminowych przerw na kawę czy posiłki,
  • 37,7% notorycznie prowadzi prywatne rozmowy telefoniczne,
  • 34% plotkuje z koleżankami i kolegami z pracy,
  • 15,8% przyznaje, że w czasie pracy zajmuje się sprawami nieleżącymi w zakresie ich obowiązków: gra, wykonuje niepotrzebną pracę administracyjną, czyta książki lub gazety, załatwia tzw. „sprawy na mieście”.

Czy czytasz ten artykuł w swoim prywatnym czasie?

Jeśli nie, to dalsza część tekstu jest właśnie dla Ciebie.

Oto cztery sposoby na zwiększenie produktywności:

1. Realistycznie patrz na to, ile pracujesz.
Z pomocą przychodzi tutaj reguła „X – 25”. W tej idealnej sytuacji faktycznie możesz pracować nawet 12 godzin, bez przerw i odrywania się od zadań. Większość dni tak nie wygląda, dlatego przy szacunku czasu pracy odejmuj 25 godzin.

Obliczenia, jakich dokonujesz domyślnie, opierają się Twoim idealnym wyobrażeniu dnia pracy. W tej idealnej sytuacji faktycznie możesz pracować nawet 12 godzin, bez przerw i odrywania się od zadań. Większość dni tak nie wygląda, dlatego przy szacunku czasu pracy odejmuj 25 godzin. Unikniesz w ten sposób uczucia rozczarowania, jeśli nie zdążysz wykonać wszystkich zaplanowanych zadań w określonym czasie.

2. Zacznij dzień od najtrudniejszych zadań.
Zaraz po przyjściu do pracy, kiedy Twój umysł jest jeszcze świeży – skup się wyłącznie na najtrudniejszych, najważniejszych zadaniach. Pierwsza godzina w biurze to Twój najefektywniejszy czas. Jeśli zabierzesz się za porządkowanie skrzynki mailowej lub media społecznościowe, może się okazać, że cztery godziny później nadal to robisz. Jeśli opanujesz „poranki mocy”, spróbuj „potężnych poniedziałków” i przeznaczania całego dnia na wykonywanie najtrudniejszych zadań, by w pozostałe dni tygodnia móc rozwiązywać mniej naglące problemy.

3. Pomidor
Czyli technika Pomodoro. Pomaga w organizacji, uczy samodyscypliny i daje dużo satysfakcji. Twórca techniki, Francesco Cirillo, miał w domu czasomierz w kształcie pomidora. Nazwał swoją metodę na cześć tego urządzenia.

Jest prosta: potrzebujesz listy zadań i czasomierza (możesz skorzystać z dowolnego zegara, o ile będziesz stale widzieć upływ czasu), który ustaw na 25 minut. W ciągu wyznaczonego czasu musisz skupić się na zadaniu ze swojej listy. Zapomnij o Facebooku i kolegach z biura, a jeśli ktoś zwróci się do Ciebie o pomoc, poproś, by zaczekał. Po jednym Pomodoro zrób sobie 5 minut przerwy. To bardzo ważne. Następnie znów ustaw czasomierz na 25 minut – kolejne Pomodoro. Po 4 pomidorach zasługujesz na dłuższy odpoczynek – pół godziny relaksu. Jeśli nie zdążysz wykonać zadania w ciągu jednego pomidora, wróć do niego podczas kolejnej sesji.

4. Myśl o tygodniu jak o 168 godzinach
Według Laury Vanderkam, większość z nas uważa, że tydzień trwa od poniedziałku do…czwartku. Jeśli nie zdążymy wypełnić wszystkich swoich zaplanowanych obowiązków, czujemy się jak zły pracownik, kiepski rodzic lub fałszywy przyjaciel. Prawda jest taka, że wpadamy w „pułapkę 24 godzin”. To znaczy, że wyznaczamy sobie niewielkie przedziały czasowe na zbyt wiele spraw, a potem czujemy, jakbyśmy zaniedbywali swoje obowiązki. Jeśli podejdziesz do tygodnia jak do 168 godzin, łatwiej będzie Ci przenieść spotkanie ze znajomymi na inny termin, a w jego miejsce wciśniesz dodatkową pracę nad pilnym projektem. Trudno skutecznie wykorzystać dobę, ale 168 godzin? To już łatwiejsze zadanie!

Przejmij kontrolę

Dzięki umiejętnemu zarządzaniu pracą można skrócić czas potrzebny do osiągnięcia celów każdego projektu. Skoro wiesz już, jak zarządzać swoją pracą, czas pomóc współpracownikom.

Oto pięć procesów zarządzania, które pomogą Tobie i Twojemu zespołowi osiągać lepsze wyniki:

  1. Etap wyznaczania celów – bez względu na to, czy pracujesz samodzielnie, czy w zespole. To najważniejszy moment, ponieważ właśnie wtedy ustalasz, co należy zrobić, by osiągnąć zamierzony efekt. To również etap, na którym nadajesz priorytety dla poszczególnych czynności. Możesz więc zdecydować, nad czym będziesz pracować przez pierwszą godzinę pracy (lub cały poniedziałek).
  2. Etap planowania – czyli przewidywanie czasu potrzebnego do wykonania poszczególnych dziań. Bierz pod uwagę margines błędu. W pracy zespołowej zawsze lepiej wyznaczyć krótszy termin realizacji poszczególnych działań, by zyskać nieco przestrzeni dla ewentualnych poprawek. Na tym etapie warto wykorzystać regułę X – 25.
    Etap podejmowania decyzji o sposobie realizacji zadań. To na tym etapie rozdzielasz obowiązki dla poszczególnych członków zespołu. Jeśli myślicie o tygodniu jak o 168 godzinach, będzie Wam łatwiej wyznaczyć czas dla poszczególnych czynności.
    Etap realizacji – Tworzenie planu lub harmonogramu. Wyznaczenie kamieni milowych dla danego projektu pozwoli na łatwiejszą orientację w postępach wykonywanych prac. Technika Pomodoro może okazać się pomocna w dotrzymywaniu założeń harmonogramu.
  3. Etap monitorowania – czyli proces kontrolowania osiąganych wyników oraz korekty ewentualnych celów. To zadanie dla przywódcy zespołu, który powinien przez cały czas czuwać nad postępami i przypominać o celu projektu.
    Istnieje wiele technik sprawnego zarządzania swoim czasem pracy. Pokazaliśmy kilka przykładów, ale to Ty musisz zdecydować, która najlepiej sprawdzi się w Twoim przypadku. Odpowiednie zarządzanie pracą, zarówno swoją, jak i całego zespołu pomoże zredukować błędy i zapobiegnie wielu kryzysom, polepszy też relacje z kolegami z zespołu, którzy będą mniej zestresowani.

Nie próbuj już kontrolować czasu pracy. Przejmij kontrolę nad sobą.

Miłego i efektywnego dnia!:)


*Dz.U.2016.0.1666 t.j. – Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r.

 

 

No votes yet.
Please wait...
 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź