Doskonalenie pracy metodą Lean Management – zmiany dla pracowników

Impel Business Solutions rozpoczął wdrażanie działań bazujących na Lean Management – znanej na całym świecie koncepcji zarządzania wywodzącej się z Japonii. Wprowadzenie tej metody pozwoliło zwiększyć wydajność pracy w obszarze obsługi zaświadczeń o prawie 100%.

Impel Business Solutions to grupa spółek specjalizująca się w profesjonalnym doradztwie z zakresu wysoko-przetworzonych usług outsourcingowych, oferująca klientom zintegrowany system obsługi przedsiębiorstwa. Świadczy usługi księgowe i kadrowo-płacowe oraz usługi z zakresu doradztwa podatkowego dla ponad 150 średnich i dużych firm produkcyjnych .

Impel Business Solutions w liczbach

Lean Management to znana na całym świecie koncepcja zarządzania rozwinięta w oparciu o zasady i narzędzia Systemu Produkcyjnego Toyoty. To strategia opierająca się na dostarczaniu klientom oczekiwanych produktów lub usług będących rezultatem optymalizacji procesu pracy, przy zachowaniu szacunku dla tworzących ten proces pracowników

Lean Management jest obecnie jedną z najbardziej znanych i najszerzej wykorzystywanych w praktyce koncepcji zarządzania procesami w przedsiębiorstwie.

Jeden cel – lepsza organizacja pracy

Jednym z zadań spółki TeleIBS jest obsługa procesu wydawania zaświadczeń dla klientów. Dokumenty posiadają różne priorytety wynikające m.in. z określonych terminów urzędowych. Przed wdrożeniem zmian, zespół TeleIBS był w stanie wystawić średnio ok. 100 zaświadczeń dziennie na osobę. Główną trudnością było planowanie pracy zespołu wynikające z braku możliwości przewidzenia struktury i częstotliwości oczekiwanych zaświadczeń w danym okresie. Naszym zadaniem było stworzenie możliwości skuteczniejszego zarządzania pracą, pozwalającej na uzyskanie pewności, że zaplanowane zadanie zostanie wykonane w terminie –  mówi Monika Wójcik – Menadżer Biura Obsługi Klienta, Impel Business Solutions Sp. z o. o.

Jak to się robi za pomocą Lean Management

Zmiany procesowe rozpoczęły się zaznajomienia pracowników z filozofią i podejściem Lean Management. Wprowadzanie rozpoczęto od gier symulacyjnych, warsztatów oraz analizy ciekawych przypadków wykorzystania (case studies). Uświadomiły one pracownikom, że podejście Lean ma praktyczne zastosowanie nie tylko w procesach produkcyjnych, ale również w środowisku usługowym. Zespołowi udało się w bardzo krótkim czasie opracować nowy układ realizacji procesu, wygenerować kilkanaście rozwiązań usprawniających go oraz standaryzujących pracę i wykorzystywane narzędzia. – stwierdza Agata Nowak – Lean Director, Experts for Business Sp. z o. o.

Usprawnienia udało się wprowadzić poprzez m.in. wprowadzenie barcodów na dokumentach. Umożliwiły one masowe skanowanie i wyeliminowały konieczność wykonywania tej czynności dla każdego pojedynczego archiwizowanego pisma. Kolejnymi zmianami były: zmiana sposobu kolejkowania zleceń oraz wprowadzenie standaryzacji w procesie realizowanych operacji związanych z generowaniem zaświadczeń.

Najtrudniejszą barierą do przezwyciężenia na etapie wdrażania procesu był brak zaangażowania pracowników, którzy odnosili się z niechęcią do perspektywy realizowania jednej czynności przez cały dzień. Kiedy do wykonywanej pracy wkrada się monotonia i rutyna, ma to negatywny wpływ na jej wydajność – te powielane czynności muszą być nieustannie usprawniane i optymalizowane. Odpowiednie ułożenie procesu spowodowało wzrost produktywności pracy o prawie 100%. To mobilizuje. Skoro zespół osiągnął sukces, należy zadbać aby nie był on chwilowy. Kluczową kwestią w tym zakresie jest dalsze zaangażowanie pracowników. – podsumowuje Monika Wójcik

Wszystkie usprawnienia zostały zrealizowane z poniesieniem minimalnych kosztów (np. zakup skanera oraz czytnika barcodów) i bez wsparcia systemowego działu IT.

Zespół bazował wyłącznie na wewnętrznych zasobach oraz inicjatywie osób gotowych do wprowadzenia niezbędnych zmian.

Zespół bazował wyłącznie na wewnętrznych zasobach oraz inicjatywie osób gotowych do wprowadzenia niezbędnych zmian. Ich działanie polegało przede wszystkim na zastosowaniu pomysłów w praktyce.

Jednym z głównych zadań podczas wdrażania Lean Management jest przekonanie pracowników do zmiany postaw wobec wykonywanej przez nich pracy – do większego utożsamienia się z nią oraz z organizacją – mówi Agata Nowak.

Kluczem do sukcesu w procesie wdrażania zmian mających na celu zwiększenie efektywności pracy jest zaangażowanie pracowników oraz ich otwartość na stosowanie odpowiednich do osiągnięcia zamierzonego celu rozwiązań i narzędzi. Rozwiązania i narzędzia, które stosują istnieją jedynie po to, aby pomóc osiągnąć zamierzone cele.

Lean zmienia styl zarządzania Lidera z modelu funkcyjnego na przywódcę

Fundamentalne znaczenie dla kształtowania określonych postaw ma wsparcie menadżera udzielane pracownikom na każdym etapie wprowadzania zasad Lean. Menadżer musi nauczyć konstruktywnego i kreatywnego radzenia sobie z wątpliwościami podwładnych. Osobiste zaangażowanie menadżera – jego zachowania, decyzje, sposób komunikowania się i przekonywania przyśpieszają wprowadzanie pożądanych zmian w przedsiębiorstwie, oswajają z nimi pracowników.

Agata Nowak – Lean Director, Experts for Business Sp. z o. o., Konsultant w firmie Lean Management Consulting Group

Monika Wójcik – Menadżer Biura Obsługi Klienta, Impel Business Solutions Sp. z o. o.

 

 

 

Przeczytaj także:

Zagłosuj jako pierwszy!
Please wait...
 
Komentarze

Super artykuł, oby więcej takich informacji 🙂

Zostaw odpowiedź