Czas na porządki w… skrzynce mailowej

porządki w skrzynce mailowej

Poczta tonąca w setkach wiadomości pojawiających się każdego dnia, folder spam pękający w szwach i… niechęć na samą myśl o uporządkowaniu tego chaosu. Brzmi znajomo? Organizację ułatwi Ci kilka narzędzi, które oferuje Outlook.

Statystycznie pracownik biurowy otrzymuje 121, a wysyła 40 e-maili dziennie i te liczby będą nadal rosnąć.

Miejsce pracy nie ogranicza się do blatu biurka. Aby dobrze zorganizować sobie dzień w firmie, warto poświęcić czas również na porządki online. Szczególnie, że statystycznie pracownik biurowy otrzymuje 121, a wysyła
40 e-maili dziennie* i te liczby z pewnością będą nadal rosnąć.

Skrzynka odbiorcza nie musi jednak powodować Twoich zawrotów głowy i obaw, że lawina nieprzeczytanych wiadomości pochłonie Cię razem z kubkiem porannej kawy. Zobaczysz, jeszcze nie zdążysz jej wypić, a w Twojej skrzynce już zapanuje porządek. Jak osiągnąć ten błogi stan?

Wynieś śmieci, czyli archiwizacja

Oczywiste, prawda? Jednak ilu z nas na bieżąco pozbywa się ze skrzynki nieaktualnych informacji? Aby nie dać się przytłoczyć liczbą nagromadzonych wiadomości, porządki w skrzynce najlepiej zacząć od stworzenia miejsca dla… nowych e-maili. W zakładce Folder -> Autoarchiwizacja istnieje możliwość automatycznego usuwania ich co kilka miesięcy. Gdy już odchudzisz swoją skrzynkę – czas, by zyskała na skuteczności.


Lepszy niż Sherlock Holmes – tryb konwersacje

Gdy tracisz długie godziny na przewijanie listy wiadomości w poszukiwaniu tej jednej jedynej, która może „zaważyć na losach świata” – włącz tryb konwersacje. Kiedy zawodzi wyszukiwarka,  wybawieniem staje się wyświetlanie e-maili zgrupowanych pod jednym tematem. Wystarczy kliknąć w menu na Widok -> Pokaż jako konwersację, by wyświetlił się cały łańcuszek wiadomości zatytułowanych np. „luty – harmonogram działań”. Outlook uporządkuje za Ciebie wszystkie e-maile w tym wątku, wyświetlając na górze listy ten najnowszy, który zawiera pełną wersję korespondencji w danym temacie.

Szybkie części, szybsza praca

Jeśli chcesz panować nad czasem, a funkcja szybkie części (quick parts) była dla Ciebie dotąd tajemnicą – nie próbuj zliczać minut, które poświęcałeś na pisanie od nowa tych samych treści. Po prostu zacznij wykorzystywać opcję, która pozwala na użycie wcześniej napisanych tekstów. Aby stworzyć bazę szablonów, wejdź do okna nowej wiadomości i napisz tekst. Następnie zaznacz fragment, który chcesz powielić, przejdź do zakładki Wstawianie i z menu Szybkie części wybierz Zapisz zaznaczenie w galerii szybkich części. I gotowe – wszystkie zapisane materiały znajdziesz w jednym miejscu.

Twoja latarnia na morzu wiadomości – flaga monitorująca

Bardzo często zmorą jest długa lista e-maili o niskim priorytecie, która przykrywa te najistotniejsze, skierowane tylko do Ciebie i wymagające błyskawicznej reakcji. W takim wypadku ryzykujesz, że uda Ci się do nich dotrzeć dopiero wówczas, gdy staną się nieaktualne. Jak sobie z tym poradzić?

Automatycznie oznaczaj otrzymane e-maile jako zadanie do wykonania, przypinając im flagę monitorującą. Tym razem wykorzystaj narzędzie reguły, klikając Po otrzymaniu wiadomości e-mail spełniającej wszystkie wybrane warunki. W tym miejscu możesz wpisać kluczowe hasła, które pojawią się w temacie oczekiwanego pilnie e-maila, a żadna z ważnych informacji nie zaginie już wśród setek innych, mniej istotnych.

Znasz inne skuteczne sposoby na porządki online? Podziel się nimi w komentarzu! Więcej informacji na temat zwiększenia swojej efektywności w pracy znajdziesz w naszych artykułach:

* Żródło

Pobierz ten artykuł w wersji do wydruku

 

No votes yet.
Please wait...
 
Komentarze

Polecam metodę inbox zero, o której można poczytać w internecie. Metoda gwarantuje, że nie zapomni się o żadnej ważnej sprawie 🙂

Aniu, dziękujemy za cenną sugestię! 🙂

Zostaw odpowiedź