Jak zapanować nad czasem?

impel_blog_29_01Dzisiaj możecie przeczytać tekst, który napisała dla nas Dorota Zalepa z bloga kameralna.com.pl, jesteście ciekawi jak efektywnie zorganizować swój czas pracy? Zapraszamy do lektury!

Nie mogę się zorganizować! Czas ucieka mi przez palce… Wciąż powtarzałam te słowa, gdy mijał kolejny dzień, w którym zdawałam sobie sprawę jak niewiele udało mi się zrealizować. Nic dziwnego, że gubiłam się w codziennych czynnościach, skoro robiłam kilka rzeczy naraz.

Dom, rodzina, własna działalność, blogowanie i fotografia, której wciąż poświęcałam za mało czasu. Jak je pogodzić i jeszcze znaleźć czas dla siebie? Wydawało mi się, że to jest niewykonalne zadanie.
W pewnym momencie pomyślałam, że tak być nie może, nie dam rady być specjalistą w każdej dziedzinie, muszę ustalić priorytety. Podeszłam do organizacji czasu pracy w domu zadaniowo!

1. Po pierwsze zaprzyjaźniłam się z kalendarzem papierowym

Skrzętnie planuję każdy dzień. Wieczorem zapisuję zadania na następny dzień. Znajdują się tam także prywatne punkty, takie jak odbiór dziecka ze szkoły, zakupy, wizyta u lekarza oraz czas dla rodziny i czas tylko dla mnie. Jak przyjemnie jest odhaczać kolejne punkty z kalendarza! Dzięki planowaniu żadna sfera mojego życia nie jest zaniedbywana.

2. Zaczynam dzień od drobnych czynności

Pierwsza godzina pracy to drobne, niewymagające dużego nakładu pracy i sił, czynności. Sprawdzanie poczty, odpowiadanie na maile, aktualizacja sporządzonego dzień wcześniej planu dnia. Dzięki tym drobnym czynnościom, daję sobie czas na rozkręcenie się i w łagodny sposób przechodzę do większych zadań.

3. Na każdy dzień planuję 2 duże zadania

Zbyt duża ilość zadań do wykonania działa zniechęcająco. Wszystkie zadania rozkładam na cały tydzień. Dzięki temu, nie nawarstwiają mi się niewykonane punkty planu, które muszę przepisywać na następne dni. Po takim dniu, w którym wiem, że wykonałam wszystko to, co sobie zaplanowałam, mam poczucie dobrze zrealizowanej pracy, nie dopada mnie przygnębienie, nie czuję się obciążona zbliżającym się natłokiem zadań.

4. Ustalam granice pracy

Potrzebuję w ciągu dnia czasu na prace domowe i czasu dla rodziny. Robię zakupy, przygotowuję posiłki, zajmuję się domem, opiekuję się dzieckiem. Muszę pomiędzy zadaniami czysto służbowymi wygospodarować czas na inne czynności. Staram się podchodzić do tych zadań elastycznie. Pracuję w optymalnych, wygodnych dla całej rodziny, godzinach. Jestem rannym ptaszkiem, i gdy wiem, że mam następnego dnia dużo zadań do zrobienia, wstaję wcześniej – zazwyczaj około 6 – i przechodzę od razu do pracy. Gdy synek idzie do szkoły, mam parę godzin tylko dla siebie. Gdy wraca ze szkoły, jest czas na obiad, rozmowę i pomoc przy lekcjach. Wtedy też mąż przejmuje sporą część obowiązków domowych, a ja mogę zająć się przygotowaniem postów na blog. Wieczór jest zarezerwowany na wspólne spędzanie czasu.

5. Deleguję zadania

Syndrom Zosi Samosi jest wrogiem dobrej organizacji czasu pracy. Pewne zadania, szczególnie te w których nie jestem ekspertem, zlecam profesjonalistom. Zyskuję czas na inne czynności, które przybliżają mnie do realizacji celów i mam pewność, że zlecona praca będzie wykonane na najwyższym poziomie.
Przez długi czas próbowałam wszystko robić sama i traciłam sporo czasu na uczenie się nowych rzeczy, a potem dopiero wykonywałam zadania, z których i tak do końca nie byłam zadowolona. Aż zrozumiałam, że nie dam rady być dobra we wszystkim. Wtedy zaczęłam pewne zadania zlecać firmom zewnętrznym.
Korzystam także z pomocy męża, z którym dzielę się obowiązkami domowymi. Jest to niezwykle ważne, by w prace domowe, włączali się wszyscy domownicy.

6. Wracam do korzeni, czyli do pracy manualnej

W dobie cyfryzacji wszystkiego, większość pracy wykonujemy na komputerach, telefonach, tabletach. Pomagają nam w tym różne aplikacje, elektroniczne kalendarze, listy to-do. Jednak gdy tylko włączamy komputer czy telefon dostajemy mnóstwo powiadomień, które skutecznie odciągają nas od wykonywanej pracy. Na mój telefon spływają powiadomienia z social mediów – Facebooka, Twittera, Instagrama, powiadomienia z kalendarza, elektronicznej listy zadań, poczty. Jeśli do tego dołączymy wyskakujące okienka reklamowe, bardzo szybko zapominamy o pracy i rozpraszamy swoją uwagę na niepotrzebne przeglądanie Internetu.

Jak sobie z tym radzę? Pracuję manualnie. Korzystam z papierowego kalendarza, a w specjalnym zeszycie powstają pomysły i szkice postów na blog. Dopiero na końcu włączam laptopa i przepisuję wszystko do edytora tekstu. Dzięki temu praca idzie mi znacznie szybciej, bo jestem skupiona na jednej czynności. Pisanie ręczne uruchamia także półkulę mózgu, która jest odpowiedzialna za naszą twórczość, dzięki niemu rozwijam swoją kreatywność.

impel_blog_27_01_2

7. Wyłączam zbędne powiadomienia i wypisuję się z niepotrzebnych list mailingowych

Jako blogerka otrzymuję mnóstwo powiadomień na telefon i pocztę. Niektóre są dla mnie ważne, bo dzięki nim jestem na bieżąco z tym co dzieje się na blogu, ale niektóre są zupełnie zbędne. Wiele powiadomień możemy uszczuplić w ustawieniach, jeśli poświęcimy im chwilę czasu. To zaowocuje w przyszłości. Wypisuję się również z subskrypcji newsletterów, które mnie nie interesują i zapełniają skrzynkę niepotrzebnymi informacjami. Szczególnie tymi ze sklepów internetowych. Cierpimy na nadmiar informacji, które bombardują nas każdego dnia, z różnych stron, skutecznie odrywając od nakreślonych celów. Warto je ograniczyć, by zyskać więcej czasu dla siebie.

8. Wykorzystuję tzw. flow

Są dni, gdy rozpiera mnie energia i jestem w stanie pracować na najwyższych obrotach przez wiele godzin. Wykorzystuję ten czas maksymalnie i robię więcej zadań niż sobie zaplanowałam. Dzięki temu, gdy przychodzi spadek formy, bo akurat jest Blue Monday lub inny Black Friday, mogę sobie odpuścić. Robię zapasy z pracy, jeśli istnieją ku temu sprzyjające okoliczności.

9. Łączę zadania, które da się połączyć

Nie mam podzielności uwagi do tego stopnia, że gdy wstawię zapiekankę do piekarnika i zapomnę ustawić alarm, a w tym czasie zajmę się czymś innym, na przykład pracą, to o jej wyłączeniu przypomina mi dopiero zapach spalenizny ulatniający się z kuchni. Są jednak osoby, które mają podzielną uwagę i spokojnie mogą łączyć ze sobą zadania. Dlatego gdy wstawię wspomnianą już wyżej zapiekankę do piekarnika i USTAWIĘ ALARM, mogę w tym czasie zająć się innymi czynnościami. Wstawić pranie, odkurzyć, albo sprawdzić pocztę. Kolejnym przykładem jest bierne słuchanie języka obcego (np. BBC News) w trakcie wykonywania innych czynności. Bierne słuchanie pozytywnie wpływa na znajomość języka obcego. Pamiętajmy jednak, by łączyć tylko te zadania, które dają się połączyć.

10. Korzystam z automatycznego publikowania treści

Planowanie publikacji postów na blogu lub Facebooku na konkretną datę i łączenie kont minimalizują czynności, które trzeba wykonywać każdego dnia. Na blogu i w niektórych kanałach społecznościowych mogę zaplanować datę publikacji postu, dzięki czemu, nie muszę pilnować by danego dnia, o konkretnej godzinie być online. Automat zrobi to za mnie. Niektóre konta można połączyć, by informacja o nowym poście automatycznie pojawiała się w kilku miejscach jednocześnie.

11. Odpoczywam offline

Niezwykle ważny jest efektywny wypoczynek. Relaks przed komputerem z włączonym Facebookiem, jest mało skuteczny. W rezultacie cały dzień spędzamy przy biurku. Efektywne odpoczywanie to odpoczywanie offline. To jest idealny czas na aktywność fizyczną, zdrową przekąskę, spacer na świeżym powietrzu, czy czytanie książki. Nasz organizm odwdzięczy się nam z nawiązką, jeśli będziemy go dobrze traktować. W przeciwnym razie, od nadmiaru pracy, bezruchu spowodowanego wielogodzinnym siedzeniem przed komputerem, zaczniemy odczuwać spadek sił witalnych i pogorszenie stanu zdrowia.

impel_blog_27_01_3

Dobra organizacja czasu pracy, zależy tylko i wyłącznie od nas. Jeśli cierpimy na brak czasu, w naszym życiu panuje chaos, nie kończymy rozpoczętych zadań, jesteśmy sfrustrowani, a poziom stresu sięga zenitu, to sygnał, że czas wprowadzić zmiany. Ja zaczęłam od szczegółowego planu dnia. Takiego, w którym uwzględniam wszystkie obowiązki, służbowe i prywatne, pamiętam również o odpoczynku i ładowaniu akumulatorów. Wreszcie znajduję czas na moją pasję, jaką jest fotografia.

No votes yet.
Please wait...
 
Komentarze

swietne rady, dla mnie w dobrymmomencie, bo panuje chaos i kompletnie nie umiem ogarnac tego co sie dzieje i w pracy i w domu, w weekend spokojnie przeanalizuje i wdroze w zycie

Bycie offline dzisiaj bywa czasem sprym wyzwaniem, ale z doświadcznia wiem, że takie właśnie wciśnięcie przycisku off daje czas na złapnie oddechu. Polecam

chyba musze znow wrocic do manualnego kalendarza, rzeczywiscie to moze byc dla mnie sposob na porzadek w codziennej pracy i obowiazkach

Potwierdzam odpoczynek offline jest najlepszy warto wyrwać się gdzieś do parku czy lasu na spacer o ile jest w pobliżu. W dobie technologii kilka minut poza siecią i zasięgiem komórek to raj.

Manualny kalendarz stosuję od lat. Nie zamieniłbym go na elktroniczne gadżety. Pozawla mi utrzymać czas w ryzach

Przy złej organizacji możemy stracić mnóstwo czasu na pracę i mieć zaległości, dlatego warto chwilę się zastanowić jak wszystko ułożyć by wszystko płynnie zgrać i mieć czas na wszystko.

Bardzo fajny tekst. Ja borykam się od jakiegoś czasu z organizacją czasu – praca na pełen etat , studia, pisanie pracy magisterskiej, planowanie wesela… jest tego trochę a czasu naprawdę jet coraz mniej. Wszystko się nawarstwia. Ale muszę przyznać że internet – wszystkie te portale skutecznie zabierają nam cenne chwile. Fajnie, że nie tylko ja borykam się z takim problemem jak brak czasu 🙂 ale jeszcze lepiej że jest pomysł jak to wszystko poukładać 😀

Zostaw odpowiedź