Zarządzanie projektem – 7 rzeczy, o których warto pamiętać

projekty w impelu

Blisko użytkowników, zwinnie i z dużą dawką motywacji – tak wdrażaliśmy Portal Klienta dla firm, które korzystają z naszych usług. O pracy nad tym narzędziem opowiadają menedżerowie z zespołu projektowego.

Wdrożyliśmy Portal Klienta, by zapewnić firmom, dla których pracujemy, jedno wspólne miejsce do zarządzania wszystkimi naszymi usługami. Portal czerpie informacje wprost z korporacyjnego systemu SAP, dzięki czemu klienci mogą śledzić status wszystkich swoich zgłoszeń, również tych przekazywanych innymi kanałami, np. przez Contact Center.

Projekt wdrożenia portalu trwa od roku. W działania codziennie angażuje się kilkanaście osób z IT i jednostek biznesowych. Niedawno zaprezentowaliśmy portal pierwszej grupie klientów, więc to dobra okazja, by przyjrzeć się, jak wygląda u nas efektywne zarządzanie projektami 🙂

Dobrze określ zakres projektu

Skorzystać z gotowego produktu czy stworzyć narzędzie od zera? Każda z tych opcji ma swoje plusy, ale okazało się, że istnieje jeszcze trzeci wariant i to na niego się ostatecznie zdecydowaliśmy. Postanowiliśmy, że umieścimy Portal Klienta w większym systemie i360, który powstawał właśnie w Grupie Impel. Dzięki temu mamy jedno spójne narzędzie do gromadzenia danych i zarządzania procesami w firmie.

Działaj zwinnie

Różne jednostki Impela już wcześniej zgłaszały konkretne propozycje narzędzia dla klientów, ale dotyczące np. tylko obsługi nieruchomości czy ochrony. A nam zależało na kompleksowym systemie, który będzie „żył” i nieustannie dostosowywał się do potrzeb biznesowych. Zdecydowaliśmy się więc na wykorzystanie tzw. zwinnego zarządzania projektem – agile. Postawiliśmy na metodę małych kroków, tworząc kolejno „kawałki puzzli”. Od razu je testowaliśmy, by sprawdzić, co działa, a co musimy zrobić inaczej.

Znajdź sojuszników

Zarząd naszej firmy wiedział, że stworzenie portalu dla klientów jest niezbędne. Zapewnił nam więc komfortowe warunki do pracy i umożliwił wcielanie w życie ciekawych pomysłów. Podejście agile wymaga odwagi i zaufania ze strony biznesu, bo koszty są stałe, czas leci, a nie do końca wiadomo, co ostatecznie powstanie. Na bieżąco pokazywaliśmy więc kierownictwu Impela, co już zrobiliśmy i w którą stronę zmierzamy.

portal klienta

Ekran logowania do Portalu Klienta

Bądź blisko użytkownika

Od początku angażowaliśmy klientów w proces tworzenia portalu. Klienci wiedzieli, że chcemy „uszyć na miarę” konkretne rozwiązania, by maksymalnie dostosować narzędzie do ich potrzeb. Reakcja na portal była bardzo pozytywna. Oczywiście gdy klient widzi, że coś już dobrze działa, to oczekuje kolejnych ulepszeń i ma pomysły na nowe rozwiązania, przydatne z jego perspektywy. Z tego powodu projekt wciąż trwa – nieustannie wdrażamy kolejne funkcjonalności.

Dbaj o motywację zespołu

Najważniejszym motywatorem była świadomość, że tworzymy portal, z którego mogą korzystać tysiące użytkowników. Członkowie zespołu projektowego mieli też dużą swobodę w szukaniu, proponowaniu i wdrażaniu rozwiązań. Stale motywowali nas klienci, którzy potrzebowali takiego wygodnego narzędzia i nie mogli się go doczekać. Do wysiłków zachęcał również nasz dział handlowy, bo chciał jak najszybciej wzbogacić ofertę Impela dla nowych klientów.

Zbuduj most między IT a biznesem

Po stronie IT projektem kierowały osoby, które oprócz wiedzy z zakresu technologii znają też kontekst biznesowy i potrafią wczuć się w naszych klientów. Zespół IT był więc nie tylko wykonawcą, ale potrafił też wygenerować sporo pomysłów, również takich, na które nie wpadliby ludzie z biznesu. W kolejnych krokach chcemy położyć jeszcze większy nacisk na testy funkcjonalności portalu prowadzone przez osoby z biznesu, by jeszcze szybciej dawać informacją zwrotną do działu IT.

Postaw na komunikację

Dbaliśmy, by komunikacja w projekcie była szybka i uproszczona, bez zbędnej biurokracji. Działaliśmy, kontaktując się na bieżąco podczas krótkich spotkań lub e-mailowo. Gdy pojawiały się jakieś ryzyka, to od razu się o nich informowaliśmy. Dzięki temu żadna ze stron nie miała poczucia, że wkłada wysiłek w swoje zadania, a ktoś inny się ociąga. Przeszliśmy przez cały projekt jako partnerzy i stanowiliśmy jedność w rozmowach z innymi jednostkami Grupy Impel.

 

O AUTORACH


Grzegorz Smereka

Grzegorz Smereka

Zajmuję się obsługą klientów kluczowych i sieciowych w obszarze facility management (szeroko rozumiane zarządzanie nieruchomościami – integracja ludzi, miejsca, procesów i technologii). Prowadzę i uczestniczę w procesach handlowych dla największych klientów grupy Impel, dzięki czemu mam bliski kontakt z rynkiem, nowymi trendami i zmianami, które na nim zachodzą. W Grupie Impel pracuję od 2011 roku.

 

Michał Milc

Michał Milc

Jestem doradcą IT z wieloletnim doświadczeniem w zarządzaniu, prowadzeniu projektów wdrożeniowych i projektowaniu rozwiązań teleinformatycznych wspierających procesy biznesowe. Na co dzień w spółce SI-Consulting koordynuję pracę działu zajmującego się rozwojem i utrzymaniem systemów SAP GI. Od ponad roku zarządzam projektem i360 w obszarze Portal Klienta. W Grupie Impel pracuję od ponad 20 lat.

 

Rating: 5.0/5. From 1 vote.
Please wait...
 
Komentarze

Brak komentarzy.

Zostaw odpowiedź